Põhiline erinevus: koopiamasin on valguskoopia seade, mis võimaldab kasutajatel teha dokumendi või pildi duplikaate, mis on liiga odav. Koopiamasinad kasutavad xerograafiatehnoloogiat, mis on sarnane laserprinteris kasutatava tehnoloogiaga. Printer on välisseade, mis loob arvutiekraanil esindatud digitaalsete andmete kindla koopia. Printereid saab kasutada arvutiga USB-ühenduse või traadita ühenduse loomiseks.

Kui mõelda dokumendi duplikaatide loomisele, tulevad meelde kaks asja; on võimalik printida kaks või enam koopiat või originaaldokumendi koopia. Need kaks võimalust on kahe seadme, koopiamasina ja printeri tõttu. Tänu kasvavale tehnoloogiale segavad paljud inimesed neid kahte erinevat seadet, kuna paljud universaalsed printerid on varustatud koopiamasina funktsioonidega. On üsna lihtne eristada, et koopiamasina peamine eesmärk on teha koopiaid, samas kui printeri peamine eesmärk on printida. Kuid mitmeotstarbeline printer suudab teha mõlemat ja palju muud.

Koopiamasin on fotokoopia seade, mis võimaldab kasutajatel teha dokumendi või pildi koopiaid, mis on liiga odav. Koopiamasinad kasutavad xerograafiatehnoloogiat, mis on sarnane laserprinteris kasutatava tehnoloogiaga. Xerography on kuiva protsess kujutise loomiseks, kasutades paberile toonerit ja soojust. Koopiamasina eesmärk on luua dubleeriv dokument, mis on kättesaadav kiiremini ja odavamalt. Koopiamasinad olid alternatiivsed võimalused printeritele, mis olid algselt kallid ja aeganõudvad. Kaasaegsed koopiamasinad on muutunud mitmeotstarbeliseks ja on saadaval selliste funktsioonidega nagu printimine, faksimine, klammerdamine, aukude mulgustamine ja muud võimalused. Koopiamasinat leiutas patendivolinik Chester Carlson. Xeroxi masinaid tuntakse ka siis, kui protsessi nimetati mõneks ajaks Xeroxingiks, enne kui Xerox Company võitles selle eest, et kaubamärk muutuks geneeriliseks.

Kopeerija on tavaliselt suur seade, mis võtab ruumi ja suudab paljundada mitut erinevat tüüpi paberit ja dokumente. Seade töötab viies etapis: laadimine, säritamine, arendamine, ülekandmine ja sulatamine. Masinas olev silindriline trummel laetakse elektriliselt staatiliselt kõrgepinge koronajuhe abil. Seejärel tekib trummel fotojuhtiv materjal. Heleda lambiga skannitakse kopeeritav dokument ja peegeldab dokumendi valget piirkonda fotojuhtivale trumlile. Valgusjuhtivuse korral muutub fotojuhtiv trummel juhtivaks. Dokumendi mustad osad ei peegelda ja trumli osa jääb laengule negatiivseks. Negatiivsed laengud koguvad positiivse laetud tooneri, mis seejärel kantakse dokumendile üle ja sulatatakse soojusega. Viola! Dokument kopeeritakse ja trükitakse.

Printer on välisseade, mis loob arvutiekraanil esindatud digitaalsete andmete kindla koopia. Printereid saab kasutada arvutiga USB-ühenduse või traadita ühenduse loomiseks. Ühte printerit saab ühendada ka paljude arvutitega, mis võimaldavad kõigil arvutitel sellele printerile printida. Paljud uuemad printerid on võimelised toetama mälukaarte, digitaalkaameraid või skannereid. Kontorite kõrgematel lõppmudelitel on ka muud funktsioonid, nagu skanner, koopiamasin ja faks. Need mudelid on tuntud kui multifunktsionaalsed printerid.

Saadaval on mitmesuguseid erinevaid printereid. Need printerid klassifitseeritakse sõltuvalt trükkimisel kasutatava tehnoloogia tüübist. Tehnoloogia hõlmab: tooneripõhiseid printereid, vedelate tindiprintereid, tahke tindi printereid, värvi sublimatsiooniprintereid ja Inkless printerit. Tooneripõhised printerid kasutavad tindina kuivkäivitusega toonerit, mis seejärel sulatatakse paberile kuuma rulliga. Vedelad tindiprinterid kasutavad vedelat tinti, mida kuumutatakse aurumullidesse ja seejärel pihustatakse paberile. Tindiprinterid kasutavad termilist ülekandetehnoloogiat ja kasutavad tahkeid värvi, mis on tekstuuriga vaha-sarnased; need tindid sulatatakse ja seejärel pihustatakse pöörleval, õli kattega trumlil, mis läbib kujutise paberile. Värva sublimatsiooniprinter kasutab värvi värvi kandmiseks sellisele söötmele nagu plastkaart, paber või lõuend. Inkless printeri printerid töötavad soojustundliku paberi piirkondade kuumutamisel, mis tekitavad kujutisi või teksti.

Paljud usuvad, et mitme koopia trükkimine on kallim kui selle kopeerimine. See sõltub siiski koopiate arvust, lehekülgedest ja paberi andmetest, mida tuleb printida. Kui paljude koopiate printimine on vajalik, on koopiamasinad tavaliselt odavam variant. Kui aga trükitakse vaid mõned leheküljed, siis muutub trükkimine palju odavamaks. Teine suur erinevus printeri ja koopiamasina vahel on kvaliteet. Printerid toodavad tavaliselt kõrgekvaliteedilisi pilte, kui nad kasutavad tindiprinterit (mis on saadaval ka koopiamasinates, kuid üsna harva), samas kui pildid on toodetud xerograafia abil on madal resolutsioon.