Peamised erinevused: paberkandjal on paberil trükitud digitaalse dokumendi fail, samas kui pehme koopia on trükitud elektrooniline dokumendifail, mis on digitaalses vormis nagu personaalarvutites, pliiatsi draivides, DVD-des jne.

Andmed ja teave on õppimise ja teadmiste valdkonnas väga olulised. Enamik aega, teavet või andmeid tuleb jagada või levitada. Paljudel juhtudel läbib teave enne lõppsihtkohta jõudmist erinevate kanalite kaudu. Teabe edastamiseks on erinevaid vorme. Elektroonika maailmas võib teabevahetus kiiresti toimuda paberkoopia ja pehme koopia abil. Paljud inimesed segavad neid omavahel. Mõlemad on teineteisest erinevad.

Koopia on nimi, mis on antud koopiale, mis tekib printides mis tahes dokumendi paberile või muule elemendi pinnale. Koopiat saab kergesti puudutada, kui see on kätte saadav materiaalsel andmekandjal nagu paber. Sellist tüüpi failide lugemiseks ei ole vaja mingit jõuallikat. Peate kasutama mitmesuguseid väljatrükke või koopiaid erinevatel eesmärkidel nagu kolledži ülesanded või kontoriraportid. Neile võib viidata alati, kui ta seda soovib. See on füüsiline üksus.

Teisest küljest salvestatakse pehme koopia mällu ja seda loetakse ekraanil kuvades. Kuna fail on mällu salvestatud,

see ei ole puudutatav. Seda võib pidada virtuaalseks koopiaks. Sellega peab kaasas olema mälu. Näiteks, kui fail on salvestatud Microsoft Wordi, nimetatakse seda pehmeks koopiaks. Seda saab vaadata faili avamisega.

Seda nimetatakse pehmeks koopiaks, sest seda ei saa puudutada ja seda tuleb ekraanil lugeda. Kui arvuti lülitub välja, ei saa te seda lugeda. Pehme koopia salvestamiseks ja kuvamiseks on vaja teatud liiki spetsiifilist tarkvara. Sama faili saab printida arvutiga ühendatud elektroonilise printeri abil. Dokumendi trükitud koopiat nimetatakse nüüd paberkandjal. Seega eelneb paberkandjal pehme koopia.

Peamine erinevus kõva ja pehme koopia vahel on see, et erinevalt paberkandjal on pehme koopia alati vajalik elektroonilise andmekandja lugemiseks ja kuvamiseks. Isegi kui teil on pliiatsis olevad andmed, tuleb see kuvada arvuti või mõne muu ühilduva kuvamiskeskkonna abil. Mõlemal on oma eelised ja puudused. Koopiat saab kasutada koheselt, samas kui pehmet koopiat saab lugeda ainult elektroonilise kuvaseadme abil. Lihtne koopia on eelistatud lihtsate muudatuste jaoks, mida saab teha. Siiski sõltub see spetsiifilistest nõuetest, mille põhjal saab luua kõva või pehme koopia.