Peamised erinevused: pakkumise kiri ja ametisse nimetamise kiri, mõlemad on värbamisprotsessi olulised dokumendid. Kui kandidaat leitakse olevat ettevõttele sobiv, antakse kandidaadile pakkumiskiri. Selles mainitakse ettevõtte pakutavaid üksikasju, näiteks positsiooni ja palka. Teisest küljest, kui pakkumine on kandidaadi poolt heaks kiidetud, esitatakse ametisse nimetamise kiri. Tegemist on dokumendiga, mis tagab kandidaadi töö kindlaksmääratud tingimustel, mis on märgitud ametisse nimetamise kirjas.

Pakkumise kirja ja ametisse nimetamise kiri, mõlemad on osa värbamistsüklist. Ettevõte palkab uusi töötajaid ja see protsess sisaldab rida töölevõtmise tsükli ülesandeid. Pakkumise kirja ja ametisse nimetamise kiri on kaks olulist kirja värbamise lõppetapil.

Kui kandidaat edukalt lahendab kõik intervjuud ja vastab potentsiaalsele kandidaadile määratud kriteeriumidele, siis peetakse teda sobivaks kandidaadiks. Nüüd, kui ta on läbinud kõik vajalikud ringid ja tõestanud oma sobivust, annab ettevõte talle ametlikult kirja ja seda kirja nimetatakse pakkumise kirjaks. Nagu on märgitud, on pakkumiskiri pakkumine, mis tehakse ettevõtte nimel kandidaadile. Pakkumise kiri sisaldab kõiki vajalikke üksikasju, mis on seotud selle tööga, mida ettevõte sellele kandidaadile pakub.

Üldiselt sisaldab see järgmist:

1. Liitumise kuupäev
2. Palgapakett
3. Pakutav positsioon

See võib sisaldada ka üksikasju, nagu erinevad meditsiinilised plaanid või hüved, mida ettevõte pakub. Lisaks sellele palutakse pakkumise kirjal kandidaadil esitada

vajalikud dokumendid ja tõestatud koopiad. Nüüd on kandidaadi ülesanne pakkumine aktsepteerida või võimaluse korral teatud läbirääkimisi küsida. Mõnedel juhtudel võib kandidaat pakkumise tagasi lükata, kui see ei vasta tema ootustele.

Teisest küljest näitab kohtumiskiri järgmist pakkumise kirjajärgset sammu. Kui kandidaat on pakkumisega rahul ja kõik kandidaadi esitatud dokumendid on edukalt kinnitatud, väljastab ettevõte lõpuks ametisse nimetamise kirja. Seda kirja võib kirjeldada kui ettevõtte tagatist, et ettevõte on nüüd kandidaat tööle võtnud. Selles kirjas on sarnane teave, nagu pakkumise kiri, ja kui on toimunud mõned läbirääkimised või muudatused, siis käesolevas kirjas mainitakse ka kokkulepitud uusi tingimusi.

Nende peamine erinevus on see, et ametisse nimetamise kirjale eelneb alati pakkumiskiri. Pakkumise kiri on vaid ettevõtte tehtud pakkumise kirjeldus, samas kui ametisse nimetamise kiri on tõend selle kohta, et ettevõte on lõpuks kandidaat tööle võtnud.